La CNIL a publié son référentiel de durées de conservation pour les ressources humaines ! 

Ce référentiel vise à guider les organismes dans la détermination des durées de conservation pour les traitements de gestion de leurs personnels :

 

1. Recrutement

2. Gestion administrative du personnel

3. Gestion des rémunérations

4. Sécurisation des personnes et des biens

5. Gestion des véhicules professionnels

6. Écoute et enregistrement des conversations téléphoniques sur le lieu de travail

7. Gestion des relations collectives de travail

8. Gestion des accidents du travail

9. Gestion du contentieux et du précontentieux

10. Gestion des alertes professionnelles

Il constitue une aide à la prise de décision en orientant les responsables de traitement vers :
-       Les durées obligatoires en vertu de la réglementation française.
-       Les durées recommandées par la CNIL.

Conformément au principe de limitation de la conservation (art. 5 §1 e. du RGPD), les données personnelles doivent être conservées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Cette durée de conservation doit donc être fixée précisément en distinguant :

-       La durée de conservation en base active (durée nécessaire à la réalisation de l’objectif ayant justifié la collecte des données).
-       La durée de conservation en archivage intermédiaire (les données ne sont plus utilisées pour atteindre l’objectif fixé mais présentent encore un intérêt administratif).

Les organismes doivent définir précisément ces durées, les consigner au sein de leur registre et établir des process internes de durées de conservation permettant à chacun d'adopter les bons réflexes devant chaque nouveau traitement.

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